publiknesia.com – Hampir setiap jenis pekerjaan melibatkan membuat, menyunting, menyimpan, dan mencetak dokumen berupa teks. Tak heran jika software untuk “mengolah kata” atau word processing dibutuhkan di berbagai aktivitas.

Aplikasi word processing merupakan salah satu aplikasi yang paling awal dikembangkan untuk personal computer (PC). Bahkan sampai sekarang word processor masih menjadi aplikasi yang paling sering digunakan.

Tapi jangan sampai tertukar dengan aplikasi text editor ya. Kalau aplikasi yang satu ini digunakan untuk membuat dan menyunting dokumen berjenis plain text saja. Contoh text editor adalah Notepad.

Salah satu aplikasi word processing yang sudah lama eksis dan digunakan oleh banyak orang adalah Microsoft Word atau MS Word. Menurut sebuah data, sampai dengan tahun 2020, Microsoft Office 365, di mana Word termasuk di dalamnya, memiliki jumlah pengguna hingga 258 juta user.

Namun dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini, MS Word tidak lagi sendirian. Tidak sulit mencari aplikasi word processor. Di antara dua kekuatan besar yang mendominasi di area ini, Microsoft Word dan Google Docs, ada aplikasi-aplikasi alternatif untuk kebutuhan word processing, baik aplikasi yang bisa diakses secara luring maupun daring, yang berbayar maupun yang gratisan. Berikut adalah lima alternatif MS Word yang bisa diakses pengguna secara online dan gratis.

1. Google Docs (https://docs.google.com/)

Google Docs adalah pilihan yang masuk akal ketika kita ingin beralih dari MS Word. Apalagi saat ini G Suite, yang menaungi Google Docs, menguasai 48 persen pangsa pasar global untuk teknologi office suite.

Pengguna MS Word akan mudah menyesuaikan diri dengan Google Docs berkat antarmukanya yang simpel dan jelas. Hampir semua tool untuk keperluan word processing tersedia di Google Docs. Mulai dari tool yang sederhana untuk mengganti format teks, seperti mengubah jenis dan ukuran font, sampai tool yang advanced, seperti built-in translator, bisa langsung diakses melalui toolbar.

Integrasinya dengan layanan lain dari Google memungkinkan Google Docs datang dengan fitur yang mungkin tidak dijumpai di word processor lain, seperti voice typing dan translate document.

Untuk menyisipkan gambar (image), Google Docs memberikan opsi mengunggah gambar dari komputer dan mencari di web. Dengan memilih opsi Search the web, pengguna bisa mencari dan langsung menyisipkan gambar di dokumen, tanpa harus mengunduhnya. Dengan cara ini, pengguna bisa menghemat kapasitas storage di perangkat.

Sebagai online word processor, keunggulan utama Google Docs tidak hanya pada kemampuan editing, tapi juga kolaborasi secara real time.

Berbagi pakai dokumen di Docs cukup dengan mengeklik tombol Share di sudut kanan atas layar. Kemudian pengguna bisa menambahkan user lain satu per satu atau menyalin dan membagikan tautan (link). Dengan cara ini, dokumen dapat langsung dibagi pakai dengan pengguna lain tanpa harus mengunggahnya ke beberapa layanan cloud storage berbeda.

Karena terkoneksi dengan Google Drive, pengguna juga dapat menyiapkan folder khusus untuk menaruh dokumen yang perlu diakses oleh banyak user. Dengan Google Docs, pekerjaan kita tersimpan secara otomatis ke Google Drive sehingga tidak perlu khawatir dokumen hilang ketika koneksi internet tiba-tiba terputus.

Secara umum, Google Docs adalah platform yang relatif aman. Namun ada potensi kerentanan, misalnya pada fitur sharing document via link (tautan). Fitur ini memungkinkan siapa saja yang mempunya akses ke tautan tersebut akan dapat membuka dokumen. Agar lebih aman, pengguna disarankan mengaktifkan fitur two-step authentication pada akun Google.

Untuk kebutuhan word processing standar, pengguna dapat memanfaatkan Google Docs versi gratis. Namun untuk workflow yang lebih canggih, pengguna dapat mempertimbangkan untuk upgrade ke Google Workspace versi premium. Dengan harga mulai US$4,20 per user per bulan, pengguna akan memperoleh kapasitas storage yang lebih besar dan fitur ekstra, seperti rapat video, email bisnis yang bisa disesuaikan (customizable), dan kontrol keamanan serta pengelolaan.

2. Zoho Writer (https://www.zoho.com/id/writer/)

Word processor ini merupakan bagian dari Zoho Workspace app suite, sebuah platform office productivity, satu bagian kecil dari Zoho One business suite. Solusi business suite Zoho sendiri mengusung 40 jenis aplikasi dan layanan yang berbeda untuk membantu pengguna mengelola bisnis di setiap tahapnya.

Zoho Writer dapat diakses secara gratis setelah pengguna membuat akun Zoho atau login menggunakan akun eksternal, seperti Google. Software berbasis cloud ini dapat diakses melalui website Zoho, dengan mengunduh versi desktop-nya, atau menggunakan mobile app.

Dengan memiliki akun Zoho, selain bisa mengakses Writer, pengguna juga dapat memanfaatkan beberapa aplikasi lain, di antaranya Show (presentasi), Sheet (spreadsheet), Cliq (chat), dan Meeting (virtual meeting). Pengguna juga akan mendapatkan penyimpanan di cloud dengan kapasitas 5GB. Untuk kapasitas penyimpanan yang lebih besar, Zoho menawarkan Zoho Workplace dengan paket yang bervariasi.

Zoho memilih untuk menaruh fitur-fiturnya di sidebar, bukan di ribbon atau menerapkan desain multiple tool. Sementara bagian header-nya tentu tidak asing bagi pengguna Google Docs, di mana pengguna dapat memberi nama file dan mengubah folder tempat menyimpan file.

Sedangkan untuk opsi berbagi file dapat diakses dengan menekan tombol Share di bagian kanan dari header. Di bagian footer ada fitur-fitur yang menarik: writing suggestions, opsi Night Mode, track changes, dan smart chat.

Berbeda dengan MS Word dan Google Docs, aplikasi ini akan menyorot (meng-highlight) bagian yang sedang disunting pengguna. Dan Zoho memanfaatkan AI assistant, Zia, untuk memeriksa kesalahan tata bahasa (grammar) dan style pada dokumen.

Zoho Writer kompatibel dengan semua jenis browser utama, termasuk Linux, sehingga memudahkan pembuatan, kolaborasi, dan berbagi dokumen di semua platform, baik desktop maupun mobile. Aplikasi ini juga kompatibel dengan format-format dokumen pada umumnya.

Sebagian besar fitur word processing yang biasa ditemui di MS Word atau fitur kolaborasi a la Google Docs bisa ditemui di Writer. Namun Zoho juga memberikan fitur ekstra, seperti fitur untuk menyisipkan QR code.

Berbagi dokumen dapat dilakukan pengguna via tautan atau email sehingga pengguna lain dapat berkolaborasi dengan muda, termasuk ngobrol via chat di jendela yang sama dengan jendela dokumen. Zoho Writer juga memungkinkan co-authoring sampai dengan 50 user.

3. OnlyOffice Doc (https://personal.onlyoffice.com/)

OnlyOffice Doc merupakan aplikasi word processor yang merupakan bagian dari OnlyOffice productivity suite. Untuk mulai menggunakan aplikasi yang bisa diakses secara online ini, pengguna tinggal mengeklik New Document di landing page OnlyOffice. Di landing page ini pula pengguna dapat mengakses folder dan dokumen, folder dan tool kolaborasi, dan cloud account.

Untuk mulai membuat dokumen, klik New Document dan satu halaman dokumen kosong akan langsung tersaji di layar. Tampilan halaman word processor OnlyOffice tentu tidak asing bagi pengguna yang biasa menggunakan MS Word. Fitur-fitur editing dapat dijumpai dengan mudah di ribbon di bagian atas layar. Sementara sidebar mengusung fitur-fitur yang lebih advanced, seperti meng-customize tabel.

OnlyOffice Doc mengusung fitur-fitur standar yang dibutuhkan untuk mengolah dokumen teks, misalnya menyalin, memotong, dan menempel teks; mengatur format dokumen; mengubah pengaturan layout; dan menyisipkan gambar, shape, header dan footer, dan sebagainya. OnlyOffice Doc tidak memungkinkan pengguna menyisipkan video dan audio tapi melalui Plugins bisa menyisipkan video dari YouTube.

Fitur word processing yang lebih advanced seperti mail merge, kolaborasi, dan macros juga tersedia di OnlyOffice Doc. Namun untuk menghitung kata, pengguna perlu lebih dulu memasang plugin word counter .

Kalau Google Docs menyediakan fitur voice typing, OnlyOffice Doc datang dengan fitur Speech untuk mengubah teks menjadi suara (text to speech). Untuk menggunakan fitur ini, sorot (highlight) teks yang akan diubah jadi suara. Klik tab Plugins dan klik Speech. Yang menarik, fitur ini sudah mendukung bahasa Indonesia. Di tab Plugins ini juga bisa ditemui fitur Thesaurus dan Translator.

Mendukung penyimpanan dokumen dalam format-format yang umum digunakan, OnlyOffice Doc menyediakan fitur untuk mengunggah dokumen dalam format lain, misalnya PDF. Pengguna juga bisa menghubungkan akun OnlyOffice dengan layanan cloud storage, seperti Google Drive, OneDrive, Dropbox, dan lain-lain.

4. Calmly Writer Online (https://www.calmlywriter.com/online/)

Mengusung motto “Online distraction-free text editor. Just Write”, Calmly Writer Online tampil dengan antarmuka yang simpel. Bahkan saat halaman utama pada calmlywriter.com/online terbuka, pengguna akan melihat hanya halaman putih dengan satu ikon kecil di sudut kiri atas layar. Untuk mulai menggunakannya pun pengguna tidak harus repot melakukan mendaftar dan login.

Ketika ikon mirip bunga itu diklik, pengguna akan melihat daftar menu untuk menggunakan word processor ini. Memang tidak banyak fungsi terlihat dari daftar menu sehingga pengguna mungkin akan berasumsi Calmly Writer Online tidak memiliki fitur lengkap sebagai sebuah aplikasi word processing.

Melalui menu tersebut, pengguna dapat membuat dokumen baru, membuka file yang ada di komputer maupun di Google Drive, dan menyimpan dokumen (dalam format .txt, .htm., atau .docx). Menyisipkan gambar juga bisa langsung dilakukan dengan mengeklik fitur Insert Picture. Ada pula tombol untuk masuk ke halaman full screen di menu ini.

Nah, ketika membuka menu Preferences, meski tidak selengkap word processor yang telah dibahas sebelumnya, pengguna akan menemukan lebih banyak fitur di sini. Di antaranya fitur untuk mengatur jenis dan ukuran font, warna teks, word count, dan smart punctuation. Untuk penyimpanan, pengguna akan diberikan opsi mengunduh atau menyimpan dokumen di Google Drive.

Yang menarik, Calmly Writer menyediakan opsi yang memungkinkan pengguna bekerja dengan dark mode. Aplikasi ini juga menyediakan opendyslexic mode yang akan mengaktifkan font opendyslexic. Jenis font ini khusus dirancang untuk orang dengan dyslexia.

Calmly Writer Online menyediakan extension Grammarly untuk membantu pengguna memeriksa ejaan pada teks. Fitur unik lainnya yang disediakan aplikasi ini adalah reading time. Dengan fitur ini pengguna dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membaca teks pada dokumen yang dibuat.

5. Aspose Words (https://products.aspose.app/words/editor)

Seperti Calmly Writer, untuk mulai menggunakan aplikasi word processing ini, pengguna tidak perlu mempunyai akun. Pengguna dapat langsung memanfaatkannya dengan membuat dokumen dari nol atau mengunggah file dari komputer pengguna.

Aspose.Words cocok untuk pengguna yang ingin sekadar menyunting dokumen teks karena ia tidak perlu repot membuat akun. Pengguna bisa langsung mengunggah file, menyunting atau mengubah sesuai kebutuhan, dan mengunduhnya. Ya, Aspose.Words tidak akan menyimpan file dokumen di cloud. Pengguna harus mengunduh file tersebut.

Aspose Words kompatibel dengan cukup banyak format file: DOCX, PDF, MD, RTF, HTML, DOC, DOTX, DOT, ODT, OTT, TXT, MHTML, dan XHTML. Sedangkan ketika pengguna selesai mengetik dokumen, pengguna akan dapat mengunduhnya dalam format file DOCX, PDF, HTML, dan JPG.

Fitur yang disediakan Aspose Words tidak selengkap Google Docs, Zoho Writer, dan OnlyOffice Doc. Aplikasi ini menyediakan fitur untuk menyunting font, menyisipkan gambar dan tautan, mengatur alignment, dan mengurutkan daftar.

Untuk fitur-fitur lain, pengguna dapat mencoba menggunakan aplikasi lain yang disediakan Aspose, misalnya MailMerge, Translator, dan Merger (untuk merging dokumen dan image).